Zasady wydawania publikacji obowiązujące w Collegium Witelona Uczelnia Państwowa

Podstawą procesu wydawniczego jest roczny plan wydawniczy, który wymaga akceptacji Rady, a następnie jest zatwierdzony przez Prorektora.

Publikacje zgłoszone do Wydawnictwa, ale nieumieszczone w planie wydawniczym na dany rok, mogą zostać wydane na wniosek Rady lub Prorektora, a zwłaszcza monografie, publikacje konferencyjne lub pokonferencyjne oraz dodruki podręczników.

Publikację do rocznego planu wydawniczego mogą zgłaszać nauczyciele akademiccy, redaktorzy tematyczni i kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni. Umieszczenie publikacji w planie wydawniczym nie oznacza decyzji o przyjęciu jej do opublikowania, a jedynie o zarezerwowaniu środków finansowych w razie rozpoczęcia procesu wydawniczego.

Wydawnictwo stosuje zasady etyki publikacyjnej, mające na celu przeciwdziałanie nieuczciwym praktykom publikacyjnym. Wydawnictwo Collegium Witelona Uczelnia Państwowa w szczególności stosuje wytyczne Komitetu ds. Etyki Publikacyjnej (COPE – Committe on Publication Ethiscs).

Wydawnictwo stosuje politykę przeciwdziałania praktykom „Predatory Publishers” (drapieżne wydawnictwa) i „Predatory Journals” (drapieżne czasopisma). Autorzy monografii, rozdziałów w monografiach wydawanych przez Wydawnictwo i artykułów naukowych publikowanych w Zeszytach Naukowych Collegium Witelona, nie wnoszą opłat za ich opublikowanie i nie otrzymują honorariów.

W celu zapobieżenia zjawiskom tzw. „Ghostwriting” (nieujawniania nazwiska osoby, która wniosła istotny wkład w powstanie publikacji, pomimo że była rzeczywistym autorem lub współautorem pracy) i „Guest autorship” (uznanie konkretnej osoby jako autora lub współautora pracy, mimo że jej wkład w powstanie publikacji był znikomy, albo w ogóle nie miał miejsca) zobowiązuje się współautorów do złożenia oświadczenia o ich twórczym wkładzie w powstanie publikacji (załącznik nr 6).

Autor/autorzy publikacji przygotowuje publikację zgodnie z „Instrukcją przygotowywania materiałów do druku” (załącznik nr 7) i przekazuje ją do sekretarza Wydawnictwa w formie wydruku oraz na nośniku elektronicznym (np. CD). Sekretarz Wydawnictwa przekazuje kopię publikacji właściwemu redaktorowi tematycznemu, który jest pierwszym weryfikatorem publikacji pod względem merytorycznym i wnioskuje o rozpoczęcie procesu wydawniczego dla danego utworu.

Etapy procesu wydawniczego:

Redaktor tematyczny lub redaktor merytoryczny specjalnej publikacji lub Zeszytu Naukowego Collegium Witelona dostarcza do sekretarza Wydawnictwa publikację wraz z wnioskiem o otwarcie zlecenia wydawniczego (załącznik nr 8), zawierający adresy niezależnych recenzentów spoza jednostki afiliowanej przez autora/ów publikacji posiadających co najmniej stopień naukowy doktora i dorobek naukowy z dyscypliny naukowej lub dziedziny nauki, której dotyczy publikacja. W przypadku monografii i artykułów w Zeszytach Naukowych Collegium Witelona wymagane są dwie recenzje, a dla pozostałych publikacji – co najmniej jedna. Formularz recenzji w języku polskim przedstawiono w załączniku nr 9 niniejszego zarządzenia, a w języku angielskim - w załączniku nr 10 niniejszego zarządzenia. Złożenie w Wydawnictwie wniosku o otwarcie zlecenia wydawniczego rozpoczyna proces wydawniczy;

Sekretarz Wydawnictwa wysyła wydruk publikacji do recenzenta/ów wraz z drukiem umowy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich (załącznik nr 11) i drukiem rachunku do umowy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich (załącznik nr 12a lub załącznik nr 12b) oraz drukiem oświadczenia do celów podatkowo-ubezpieczeniowych (załącznik nr 13);

W przypadku otrzymania przez utwór jednej recenzji pozytywnej i jednej negatywnej praca zostaje przekazana do trzeciego recenzenta. Wynik trzeciej recenzji decyduje o dopuszczeniu lub niedopuszczeniu publikacji do druku;

Przesyłana do recenzentów monografia, rozdział w monografii lub artykuł naukowy nie może zawierać danych identyfikujących autora/ów i ich afiliacji. Obowiązuje zasada „Double blind review” – nieujawniania tożsamości autorów i recenzentów oraz ich afiliacji;

Po otrzymaniu recenzji wraz z wydrukiem publikacji i naniesionymi na nim uwagami recenzenta redaktor naczelny Wydawnictwa zapoznaje się z recenzją, pozostawia jej oryginał w Wydawnictwie, natomiast kopię recenzji wraz z wydrukiem publikacji przekazuje właściwemu redaktorowi tematycznemu, który z kolei po zapoznaniu się z nimi przekazuje je autorowi/autorom;

Autor jest zobowiązany dostarczyć do sekretarza Wydawnictwa publikację, poprawioną zgodnie z zaleceniami recenzentów, w formie wydruku i na nośniku elektronicznym, zgodnie z instrukcją przygotowywania materiałów do druku; ponadto, autor/rzy winien złożyć pisemną odpowiedź na recenzję;

Decyzję o wydaniu i wysokości nakładu podejmuje Prorektor, po zapoznaniu się z opinią redaktora tematycznego;

Sekretarz Wydawnictwa przekazuje autorowi/om do podpisania umowę wydawniczą o dzieło z Wydawcą: o odpłatne przeniesienie praw autorskich (załącznik nr 14) lub o nieodpłatne przeniesienie praw autorskich (załącznik nr 15); lub z Wydawcą i Współwydawcą: o odpłatne przeniesienie praw autorskich (załącznik nr 16) lub o nieodpłatne przeniesienie praw autorskich (załącznik nr 17), oraz oświadczenie dotyczące własności intelektualnej całego dzieła lub poszczególnych jego części wraz z materiałem ilustracyjnym (załącznik nr 6);

• wybór osób lub podmiotów gospodarczych świadczących dla Wydawnictwa usługi związane z przygotowaniem publikacji do druku (m.in. redakcja techniczna, korekta, skład, itp.) oraz drukarni dokonywany jest przez Kierownika Działu, z zachowaniem przepisów ustawy Prawo o zamówieniach publicznych oraz regulacji wynikających z umów o współpracy zawartych z Współwydawcami;
• jeśli praca zostanie przyjęta do wydania, Wydawnictwo może, na wniosek jednostki zlecającej, dokonać wstępnej kalkulacji kosztów wydania;
• w Dziale zakładana jest Karta publikacji (załącznik nr 18), w której Kierownik Działu zapisuje kolejne etapy prac redakcyjnych wraz z datami oraz nazwiskami osób odpowiedzialnych. redaktor naczelny Wydawnictwa lub Prorektor na Karcie publikacji dokonuje ostatecznej akceptacji publikacji przed skierowaniem jej do druku;
• konsultacje redaktora/ów z autorem/ami mogą się odbywać na różnych etapach pracy redakcyjnej; obowiązkowa korekta autorska dokonywana jest po opracowaniu redakcyjnym i komputerowym złamaniu tekstu zgodnie z „Instrukcją przeprowadzania korekty autorskiej” (załącznik nr 19). Autor/rzy może zabrać wstępny wydruk publikacji z siedziby Wydawnictwa i oddać go, wraz ze swoimi uwagami, w uzgodnionym terminie;
• gotowa do druku publikacja wraz ze zleceniem przekazywana jest do drukarni, przy czym Dział monitoruje proces druku; nakład wydrukowanej publikacji składany jest w magazynie;
• rozliczenie końcowe wynikające z rzeczywistych kosztów wydania publikacji i ustalenie ceny jednostkowej książki kończy proces wydawniczy.

Autor jest zobowiązany – przed zakończeniem procesu wydawniczego – do napisania streszczenia lub noty o swojej publikacji w języku polskim i angielskim lub w jednym z języków kongresowych, którą Wydawnictwo może wykorzystywać w celach promocyjnych, np. poprzez zamieszczenie jej na stronach internetowych.

Rozliczenie końcowe wydania stanowi podstawę do wystawienia jednostce zlecającej dokumentu finansowego zgodnie z zasadami obowiązującymi na Uczelni.

Nakład książki magazynowany jest w przeznaczonych do tego pomieszczeniach i dystrybuowany pod nadzorem Działu.

Zasady dodrukowywania książek: 

• propozycję dodruku publikacji, na podstawie sugestii redaktora tematycznego lub zapotrzebowania odbiorców, redaktor naczelny Wydawnictwa lub Prorektor składa autorowi;
• decyzję o wysokości nakładu dodruku podejmuje Prorektor, po zapoznaniu się z opinią Kierownika Działu;
• dodrukowywany tytuł umieszczany jest w rocznym planie wydawniczym;
• autor/rzy jest informowany o terminie dodrukowania jego książki i wysokości nakładu.

Zasady wznawiania publikacji:

• informację o pracy nad wydaniem poprawionym, uzupełnionym, zmienionym konkretnego tytułu Wydawnictwo otrzymuje od autora/ów na formularzu, a następnie zgłosić publikację do planu wydawniczego wraz z wnioskiem o umieszczenie tytułu w rocznym planie wydawniczym;
• jeśli wprowadzone przez autora/ów zmiany, uzupełnienia przekraczają 30% treści (wraz z materiałem ilustracyjnym) wydrukowanej już książki, procedura wydania przebiega tak jak przy publikacji nowości; w przypadku, gdy dokonane zmiany nie przekraczają 30%, praca nie jest kierowana do recenzji zewnętrznej, a decyzję o wydaniu i wysokości nakładu podejmuje Rada lub Prorektor po zasięgnięciu opinii redaktora tematycznego i redaktora naczelnego wydawnictwa;
• z autorem podpisywana jest umowa wydawnicza;
• Uczelnia korzysta z pierwszeństwa opublikowania pracy naukowej lub dydaktycznej napisanej przez pracownika w ramach wykonywania przez niego obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Uczelnia może również skorzystać z prawa do publikacji pracy dyplomowej studenta. Uczelnia jest zobowiązana podpisać z autorem umowę wydawniczą w ciągu 6 miesięcy od otrzymania pozytywnej recenzji pracy warunkującej wydanie publikacji, w przeciwnym wypadku prawo pierwszeństwa wygasa. Prawo pierwszeństwa wygasa również w razie, gdy utwór nie został opublikowany w ciągu dwóch lat od zawarcia umowy;
• decyzję o nieskorzystaniu z prawa pierwszeństwa do publikacji może podjąć Rektor;
• obsługą procesu wydawniczego prac naukowych i dydaktycznych pracowników Uczelni oraz dystrybucją publikacji zajmuje się Wydawnictwo i Dział Rozwoju, Promocji i Wydawnictw;
• Uczelnia nabywa prawa autorskie majątkowe z chwilą podpisania z autorem umowy wydawniczej. Wydawane publikacje są własnością Collegium Witelona Uczelnia Państwowa. Posiadają numer ISBN dla książek i ISSN dla czasopism. Na książkach umieszczana jest nota „COPYRIGHT by Collegium Witelona Uczelnia Państwowa”.