Правила публікації, що діють у Колегіумі Вітелона  Державний вищий навчальний заклад (університет)

Основою процесу публікації є річний видавничий план, який вимагає схвалення Ради, а потім затверджується проректором.

Публікації, подані до видавництва, але не включені до видавничого плану на рік, можуть бути  видрукувані  на прохання ради або проректора, особливо монографії, публікації на конференціях або після конференції, а також додрукування підручників.

Публікації в річному видавничому плані можуть подавати викладачі, тематичні редактори та керівники організаційних підрозділів університету. Розміщення публікації у видавничому плані не означає прийняття рішення про її публікацію, а тільки про резервування фінансових коштів у разі початку процесу публікації.

Видавництво застосовує принципи видавничої етики, спрямовані на протидію недобросовісній видавничій практиці. Видавництво  Колегіуму Вітелона  Державний вищий навчальний заклад (університет), зокрема, застосовує керівні принципи комітету з етики публікації (Cope-Committe on Publication Ethiscs).

Видавництво дотримується політики протидії практиці "Predatory Publishers" (хижацькі публікації) та та „Predatory Journals"  (хижацькі журнали). Автори наукових статей, опублікованих в «Наукових зошитах», не платять за їх публікацію і не отримують гонорарів.

З метою запобігання таким явищам, як   " Ghostwriting "(не називається ім’я особи, яка зробила істотний внесок у створення публікації, незважаючи на те, що вона була фактичним автором або співавтором роботи) і" Guest autorship " (включення конкретної людини в якості автора або співавтора роботи, хоча її внесок у публікацію був незначним або взагалі не мав місця)  співавтори зобовв’язані   написати заяву  про їх творчий внесок у створення публікації (додаток № 6).

Автор / автори публікації готує роботу відповідно до" Інструкції з підготовки матеріалів до друку " (додаток № 7) і передає її секретарю видавництва в друкованому вигляді та на електронному носії (наприклад, CD). Секретар видавництва передає копію публікації відповідному тематичному редактору, який є по суті  першим перевіряючим публікацію  і вносить пропозицію  розпочати видавничий  процес публікації  даної роботи.

Етапи  видавничого процесу:

Тематичний редактор або спеціальний редактор  конкретної публікації або окремого номеру «Наукових  Зошитів Колегіуму Вітелона»  надає секретарю видавництва публікацію разом із заявою про відкриття видавничого замовлення (додаток № 8), що містить адреси незалежних рецензентів, які  не  працюють разом  з автором публікації і не входять в коло його знайомих,  що мають як мінімум докторський ступінь і наукові досягнення в науковій дисципліні або галузі науки, до якої відноситься публікація. Для монографій і статей в «Наукових  Зошитів Колегіуму Вітелона»  потрібні дві рецензії, а для інших публікацій – не менше одного. Бланк рецензії польською мовою представлено в додатку № 9 цього розпорядження, а англійською мовою - в додатку № 10 цього розпорядження.  З  моменту подачі до видавництва заявки на відкриття видавничого замовлення  розпочинається  видавничий  процес;

Секретар видавництва надсилає рецензенту роздруківку публікації разом із печаткою договору про роботу з передачею авторських прав (додаток № 11) та печаткою рахунку до договору про роботу з передачею авторських прав (додаток № 12a або додаток № 12b) а також  видруком заяви   для цілей оподаткування та страхування (додаток № 13);

У випадку  отримання одної  позитивної та одної негативної рецензії   наукова робота передається  третьому  рецензенту.  Результат  третьої  рецензії визначає , чи  можна допустити чи  ні цю публікацію до друку.  

Монографія, глава в монографії або наукова стаття, що надсилається рецензентам, не повинна містити даних, що ідентифікують автора та його приналежність. Діє принцип " Double blind review - - не розголошення особистості авторів і рецензентів та їх приналежності (афіляції);

Після отримання рецензії разом з роздруківкою   публікації та зробленими до неї   коментарями рецензента головний редактор видавництва знайомиться з рецензією, залишає її оригінал у видавництві, а копію рецензії разом з видруком  роботи передає відповідному тематичному редактору, який, у свою чергу, після ознайомлення з ними,  передає їх автору / авторам;

Автор зобов'язаний надати секретарю видавництва публікацію, виправлену відповідно до рекомендацій рецензентів, у друкованому вигляді та на електронному носії  згідно  інструкції  про  підготовку матеріалів до друку; крім того, автор повинен надати письмову відповідь на рецензію;

Рішення про випуск і розмір тиражу приймає проректор, ознайомившись з думкою тематичного редактора;

Секретар видавництва передає автору / ам для підписання видавничого договору про роботу з видавцем:  про  платну передачу авторських прав (додаток № 14) або за безоплатну передачу авторських прав (додаток № 15); або з видавцем і співвидавцем: про платну передачу авторських прав (додаток № 16) або за безоплатну передачу авторських прав (додаток № 17), а також заяву про інтелектуальну власність цілої праці або окремих її частин разом з ілюстративним матеріалом (додаток № 6);

• вибір осіб або господарчих суб'єктів, які надають видавництву послуги, пов'язані з підготовкою публікації  до друку (зокрема,  технічна редакція, коректура, склад та ін.) і друкарні здійснюється керівником відділу з дотриманням положень закону «Про державні закупівлі» та  правил, що випливають з угод про співробітництво, укладених із співвидавцями;
• якщо робота буде прийнята до випуску, видавництво може, на прохання замовника, провести попередній розрахунок вартості випуску;
• у відділі створюється картка публікації (Додаток № 18), в якій керівник відділу записує наступні етапи редакційної роботи з датами та іменами відповідальних осіб. Головний редактор видавництва або проректор в картці публікації робить остаточне схвалення  роботи перед направленням її до  друку;
• консультації редактора/ів з автором/ами можуть  відбуватися  на різних етапах редакційної роботи; обов'язкова авторська корекція проводиться після редакційної правки та комп'ютерної обробки   тексту згідно з  „Інструкцією з проведення авторської корекції " (додаток № 19). Автор/и може взяти попередню роздруківку публікації з офісу  видавництва і віддати  її разом зі своїми коментарями в узгоджений термін;
• готова до друку публікація разом із замовленням передається в друкарню, при цьому відділ стежить за процесом друку; тираж друкованого видання зберігається  на складі;
• підсумковим  розрахунком  фактичних витрат на публікацію і встановленням  ціни за одиницю книги завершується процес публікації.

Автор зобов'язаний-до завершення процесу публікації-написати анотацію або замітку про свою публікацію польською та англійською мовами або однією  з конгресових  мов, яку видавництво може використовувати в рекламних цілях, наприклад, шляхом розміщення її на веб-сайтах.

Остаточний розрахунок публікування є підставою для видачі фінансового документу замовнику  згідно правил, що діють в університеті.

Тираж книги зберігається в спеціально відведених для цього приміщеннях і поширюється під наглядом відділу.

Правила додрукування книг:

•  пропозицію    про додрукування  книги робить  головний редактор видавництва або проректор  на основі пропозиції тематичного редактора або попиту аудиторi;
• рішення про розмір тиражу додруку  приймає проректор, ознайомившись з думкою керівника відділу;
• назва додрукування   включається  до  річного видавничого плану;
• автор/и інформується про терміни додруку його книги і  і про обсяг її тиражу.

Правила поновлення публікації:

• інформацію про роботу над виданням виправленої, доповненої, зміненої конкретної назви видавництво отримує від автора/ів на бланку, а потім подає публікацію   до видавничого плану разом із заявою про вміщення  назви в річному видавничому плані;
•  якщо внесені автором/ами зміни, доповнення перевищують 30% змісту (разом з ілюстративним матеріалом) вже надрукованої книги, процедура випуску проходить так само, як і при публікації нової книги; в разі, якщо внесені зміни не перевищують 30%, робота не направляється на зовнішню рецензію, а рішення про випуск і розмір тиражу приймається Радою або проректором після консультації з тематичним редактором і головним редактором видавництва;
• з автором підписується видавничий договір;
• університет користується пріоритетом  опублікування наукової або навчальної  роботи, написаної співробітником в рамках виконання ним обов'язків, що випливають з трудових відносин. Університет також може скористатися правом на публікацію дипломної роботи студента. Університет зобов'язаний підписати з автором видавничий договір протягом 6 місяців з моменту отримання позитивної рецензії  про роботу, що обумовлює публікацію, в іншому випадку право пріоритету закінчується. Право пріоритету також припиняється, якщо працю не було опубліковано протягом двох років після укладення договору;
• рішення про невикористання  права на публікацію може прийняти ректор;
• обслуговуванням  видавничого  процесу наукових і навчальних  праць   співробітників університету, а також поширенням публікацій займається видавництво і відділ розвитку, реклами  і видавництв;
• університет набуває авторські права з моменту підписання з автором видавничого договору. Випущені видання належать Колегіуму Вітелона  Державний вищий навчальний заклад (університет). Отримують  номер  ISBN для книг та ISSN для журналів. На книгах розміщується  напис "COPYRIGHT by Collegium Witelona державний університет".